Kanbanflow - một ứng dụng tốt để kiểm soát các tác vụ đang chờ xử lý

Kanbanflow, là một công cụ năng suất, có thể được sử dụng thông qua trình duyệt hoặc trên thiết bị di động, nó được sử dụng rộng rãi trong quan hệ lao động từ xa, nghĩa là loại tự do; với nó, các tổ chức hoặc nhóm làm việc có thể thấy tiến trình hoạt động của từng thành viên. Nếu bạn là một trong những người có nhiều nhiệm vụ và không biết cách tổ chức hoặc bạn có nhiều nhân viên và không biết cách theo dõi tiến trình của mình, Kanbanflow là dành cho bạn.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cho thấy việc sử dụng công cụ này hoàn toàn miễn phí, thông qua một ví dụ; không phải không có đầu tiên hiển thị chế độ xem chính hoặc bảng điều khiển. Giao diện web khá đơn giản, khi bạn vào, bạn có thể thấy một thanh chính chứa: nút menu - bảng- (1), thông báo (2), cấu hình (3), trợ giúp (4) và hồ sơ của người đó thuộc về tổ chức (5).

Tương tự như vậy, có hai tab trong chế độ xem chính, một –boards- nơi đặt tất cả các bảng đã tạo, thuộc sở hữu của thành viên đã tham gia nền tảng và cũng có những bảng đã được tạo bởi người giám sát trực tiếp.

Trong tab thứ hai - thành viên - có danh sách tất cả các thành viên của nhóm làm việc và email liên hệ của họ.

• Ví dụ sử dụng

Để minh họa hoạt động tốt hơn, một ví dụ sẽ được thực hiện từ một nhiệm vụ thực sự.

KHAI THÁC. Tạo bảng:  bạn có thể tạo bao nhiêu bảng tùy thích, trong đó là tất cả các tác vụ sẽ được quản lý và đặt. Để tạo bảng, có hai tùy chọn, một trong giao diện chính của công cụ, nơi bạn nhấp vào nút tạo bảng - tin tưởng hội đồng quản trị- (1) và cái thứ hai là thông qua nút cấu hình (2); có cái nhìn của tổ chức, và số lượng bảng nó có và nút tạo bảng.

2. Có thể tạo bảng bằng cách chọn một trong các tùy chọn sau: bảng kanban, với cách này bạn tạo bảng với các cột tùy thích, tùy chọn thứ hai là sao chép bảng đã tạo trước đó (có cùng cấu trúc) và tùy chọn thứ ba là tạo trang tổng quan hiển thị thông tin của nhiều trang tổng quan mà tổ chức có.

KHAI THÁC. Nó bắt đầu với tùy chọn đầu tiên, trong đó tên của bảng được chỉ định (3) và được chọn nếu bảng thuộc về một tổ chức hoặc được sử dụng độc lập (1). Quá trình được theo dõi (2) và cửa sổ cột được mở, hệ thống mở các cột 3 theo mặc định (4), mỗi cột chỉ mức độ tiến độ của từng tác vụ. Tên có thể được sửa đổi và cũng được điều chỉnh tùy thuộc vào động lực và nhu cầu của nhóm công việc, thêm hoặc loại bỏ các cột (4), quy trình được thực hiện (5).

4. Điểm tiếp theo là chỉ định các công việc đã hoàn thành sẽ được đặt ở cột nào (1), nếu công cụ tạo cột mới, hoặc nếu không cần chỉ định (2) trong bảng hiện tại. Bước cuối cùng là chỉ ra, có bao nhiêu nhiệm vụ có thể đáp ứng cho mỗi cột - WIP (4), quá trình (5) đã kết thúc.

KHAI THÁC. Cuối bảng được quan sát, để thêm các tác vụ, nhấp vào chữ thập màu xanh bên cạnh mỗi tên cột (5), một cửa sổ với dữ liệu của tác vụ được mở, tên - cột nơi nó được đặt (ý tưởng ) (1), tùy chọn màu của cửa sổ, các thành viên sẽ thực hiện tác vụ, nhãn liên quan để tìm kiếm tốt hơn (2), mô tả nhiệm vụ (3), nhận xét liên quan (4). Ở bên phải của cửa sổ, một loạt các công cụ xuất hiện để tạo ra nhiều thông số kỹ thuật hơn về nhiệm vụ (5).

• Việc sử dụng màu sắc trong các bài tập có thể phù hợp với nhiều người, vì với những điều này có thể phân biệt các quá trình hoàn toàn khác nhau hoặc bằng nhau, để bạn có thể hình dung tiến trình của từng nhiệm vụ nhanh hơn nhiều.
• Các ý kiến, là một điểm khác làm cho công cụ này trở nên tuyệt vời, vì chủ sở hữu của hội đồng quản trị, hoặc người giám sát hoạt động có thể chỉ ra các thông số kỹ thuật liên quan đến hoạt động, là một cách khác liên quan đến thành viên đang thực hiện quy trình.

6. Các công cụ giúp quản lý nhiệm vụ tốt hơn là: Thêm (1): bạn có thể thêm mô tả, thành viên, thẻ, nhiệm vụ con, thời hạn, thời gian ước tính, thời gian thủ công, nhận xét,

Di chuyển (2): di chuyển sang bảng khác hoặc cột khác. Bộ đếm thời gian (3): Bắt đầu đếm ngược (bộ đếm), điều này có tính đặc thù tích hợp kỹ thuật pomodoro, bao gồm thiết lập các khoảng thời gian cố định giữa các phút 25 và 50; nó hoàn toàn có thể cấu hình bằng cách truy cập cấu hình của nó một khi đã bắt đầu. Báo cáo (4): báo cáo kết quả. Khác (5): Tạo URL được liên kết với hoạt động. Xóa (6): xóa

Các báo cáo có thể đưa ra ý tưởng về cách thức hoạt động đã tiến triển, và do đó của người đang thực hiện hoạt động. Tạo điều kiện cho chính nó, rằng người giám sát không phải thực hiện các báo cáo bên ngoài cho nền tảng, điều này sẽ được coi là lãng phí thời gian. Tương tự như vậy, kỹ thuật pomodoro cho phép bạn thực hiện một nhiệm vụ trong vài phút 50, có thể cung cấp cho người thực hiện các khoảng thời gian nghỉ hoạt động của 5 phút, những không gian nghỉ ngơi nhỏ này được gọi là pomodoros, sau khi người đó tích lũy pomodoros, nghỉ ngơi tiếp theo sẽ là 4 phút.

7. Các nhiệm vụ phụ là chìa khóa cho việc thiết lập các nhiệm vụ, bởi vì, với chúng, có thể xác định mức độ tiến triển của hoạt động, sau khi đã rõ ràng, kiểm tra từng ô cho đến khi xác định được rằng quá trình đã hoàn tất và nhiệm vụ có thể được chuyển sang cột hoạt động đã hoàn thành.

8. Sau khi các tùy chọn đã được thiết lập, việc gán như sau và được thêm vào cột tương ứng.

9. Khi nhiệm vụ thay đổi trạng thái, nó chỉ được thực hiện bằng con trỏ và kéo đến vị trí được xem xét. Tuy nhiên, cần hạn chế, không được đưa những nhiệm vụ mới vào, cho đến khi những nhiệm vụ đang trong quá trình thực hiện, đây là cách đảm bảo hoàn thành tất cả các nhiệm vụ và người ta không đưa ồ ạt các nhiệm vụ mà sau này không thực hiện. họ có thể kết thúc.

10. Đây là một công cụ hoàn toàn có thể tùy chỉnh, trong cấu hình của bảng, bạn có thể xác định các loại đặc điểm khác, chẳng hạn như thay đổi tên, chủ sở hữu, nếu bạn muốn lưu trữ hoặc di chuyển tổ chức, chỉ định màu sắc của từng bảng, giới hạn thời gian, đơn vị dự toán (điểm hoặc thời gian)

11. Từ điện thoại di động, bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ, thông qua trình duyệt mà bạn chọn, nó không phải là một ứng dụng di động, có thể tải xuống từ bất kỳ cửa hàng ứng dụng nào, tuy nhiên, để xác minh trạng thái của các nhiệm vụ khi không có. một máy tính gần đó rất hữu ích.

12. Các bảng được hiển thị, và rõ ràng là từng tác vụ được tạo, để xem từng cột, chỉ cần trượt màn hình để hiển thị tất cả các quy trình và mức độ tiến triển của chúng.

Cân nhắc cuối cùng

Đây là một bước tiến lớn đối với các nhà lãnh đạo của các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp kỹ thuật số và thậm chí cả những người cần tự tổ chức trong các hoạt động của họ (chẳng hạn như sinh viên hoặc các dự án cá nhân được chia sẻ), và đến lượt chúng được tích hợp bởi một nhóm nhiều nhiệm vụ phụ khác .

Ngoài ra, đó là một cách để các giám sát viên ủy thác các hoạt động cho nhóm thành viên của họ. Thật thú vị, vì với một công cụ miễn phí như thế này, có thể hình dung tất cả các chuyển động của tổ chức, nó không bị giới hạn về bất kỳ chức năng nào, không có hành động bị chặn, cho phép tự do sử dụng nhiều hơn. Và, nếu điều đó là không đủ, nó sẽ không kết thúc khi nhân viên được chỉ định các hoạt động - như điều đó xảy ra với chương trình nghị sự, sổ ghi chép và các tài nguyên văn phòng khác -, đây là một điểm cộng khác có thể khiến bạn di chuyển dữ liệu của mình sang công cụ này.

Chúng tôi hy vọng nó hữu ích và mời các bên quan tâm truy cập Dòng chảy Kanban từ trang web của bạn hoặc từ trình duyệt di động, sẽ dành toàn bộ cách để đi vào năng suất của thời đại kỹ thuật số một cách dễ dàng và thân thiện.